Antes de agendar tu siguiente reunión: Un Checklist para asegurar si es necesaria

Descubre cómo decidir si realmente necesitas una reunión y maximiza su eficacia con nuestro completo checklist. Ahorra tiempo y mejora la gestión de proyectos....

En este artículo:

Todos sabemos que el recurso más valioso es el tiempo. Las empresas se ven constantemente desafiadas a actualizar sus procesos y métodos de trabajo para mantenerse competitivas en el mercado. Sin embargo, en este contexto, las reuniones pueden transformarse fácilmente en un derroche de recursos si no se administran adecuadamente.

Las agendas ambiguas, la presencia de asistentes superfluos y las discusiones interminables son solo algunos de los obstáculos que pueden desviar la atención de los objetivos primordiales del proyecto. ¿Te has detenido a pensar si realmente es imprescindible convocar a esa reunión? 

Este artículo te brindará un checklist completo para evaluar la necesidad de una reunión y te ofrecerá estrategias para maximizar su eficacia.

Considera si Realmente Requieres una Reunión

Antes de reservar un bloque de tiempo en tu agenda para una reunión, es fundamental detenerse y reflexionar sobre la verdadera necesidad de convocar una reunión. A menudo, nos encontramos ante la tentación de organizar una reunión para abordar temas que podrían resolverse de manera más eficiente mediante otros medios. 

Es importante considerar si los objetivos que deseas lograr podrían alcanzarse de manera efectiva a través de alternativas menos invasivas, como intercambiar correos electrónicos, utilizar herramientas de colaboración en línea o mantener conversaciones individuales con las partes relevantes. Al evaluar estas opciones, puedes ahorrar tiempo y recursos tanto tuyos como de tus colegas, garantizando que cada reunión programada sea verdaderamente necesaria y productiva. Toma en cuenta las siguientes alternativas:

Primero, considera enviar un correo

¿Los temas pueden ser discutidos y resueltos de manera efectiva a través de correos electrónicos? A veces, cuestiones simples pueden ser aclaradas y resueltas de manera más rápida mediante el intercambio de correos electrónicos.

Grabación de Pantalla o videos remotos

¿Es posible utilizar una grabación de pantalla para presentar información de manera clara y concisa sin la necesidad de una reunión en persona? La grabación de pantalla puede ser una excelente manera de compartir información compleja de manera visual sin la necesidad de una reunión cara a cara.

Reuniones 1 a 1

¿Sería más efectivo resolver el problema a través de reuniones individuales con los involucrados relevantes? A veces, es más eficiente resolver problemas o discutir temas delicados en reuniones uno a uno, lo que permite una comunicación más directa y personalizada.

Si es necesaria la reunión, considera los siguientes puntos:

Existen muchas prácticas para la realización de una reunión, y aunque en este artículo no abordaremos las que existen, nosotros en nuestra práctica de Marcos ágiles implementamos los Daily Stand Ups, los cuales buscan dar actualizaciones rápidas para así continuar con nuestras actividades, sin embargo te invitamos a investigar cuál método se adapta mejor a tus necesidades.

Pero si aún consideras que es necesaria una reunión, te invitamos a considerar los siguientes aspectos que envuelven a esta. Desde los objetivos, como también los asistentes y seguimiento a las actividades que se abordarán en el plan de tu reunión. Aquí tenemos un checklist de los puntos que debes tomar en cuenta al momento de realizar una reunión: 

Claro, aquí tienes una lista exhaustiva de preguntas que pueden ayudarte a planificar y llevar a cabo una reunión efectiva:

  • ¿Cuál es el propósito principal de la reunión?
  • ¿Qué objetivos específicos esperamos lograr durante la reunión?
  • ¿Quiénes son los participantes clave que deben asistir a la reunión?
  • ¿Qué información o materiales necesitarán los participantes para contribuir de manera significativa a la reunión?
  • ¿Cuánto tiempo durará la reunión y cuál será la agenda?
  • ¿Se ha asignado un facilitador o líder de la reunión para mantenerla en curso y enfoque?
  • ¿Se han comunicado claramente las expectativas a los participantes antes de la reunión?
  • ¿Hay algún preparativo técnico necesario, como la configuración de una videoconferencia o la preparación de materiales visuales?
  • ¿Se ha reservado tiempo al final de la reunión para revisar los próximos pasos y asignar responsabilidades?
  • ¿Hemos establecido medidas para evaluar el éxito de la reunión y el progreso hacia nuestros objetivos?
  • ¿Se ha programado una fecha para la próxima reunión o seguimiento?
  • ¿Hemos dejado espacio para la participación y el intercambio de ideas entre los participantes durante la reunión?
  • ¿Hemos asignado roles específicos, como un moderador de tiempo, un registrador de notas o un encargado de gestionar las preguntas y comentarios de los participantes?
  • ¿Estamos respetando el tiempo de los participantes programando la reunión en un horario conveniente y evitando prolongaciones innecesarias?
  • ¿Hemos proporcionado a los participantes la oportunidad de plantear preguntas o preocupaciones antes de la reunión para abordarlas durante el encuentro?

Recuerda, el activo más grande por parte de tus colaboradores es su tiempo: 

Entre más hacemos uso poco efectivo de este, podemos estar casi seguros que quienes nos veremos afectados somos nosotros como gerentes o propietarios de empresa. Así que en la próxima reunión que realices realmente pregúntate si es necesaria o con un correo se pueden resolver tus dudas.

Somos Capability Boosters, e igual que tú, nos importa la productividad de nuestra empresa, queremos verla crecer. Es por eso que hace 15 años hemos estado trabajando con empresas para ayudarlas a conseguir el mismo objetivo. Por medio de marcos ágiles como Scrum, Kanban y SAFe. Ofreciendo consultorías, certificaciones y cursos que ayuden a estas empresas a escalar al siguiente nivel. Si consideras que te podemos ayudar en algo no dudes en contactarnos. 

Somos una empresa de Transformación Organizacional

Si tienes alguna pregunta o quieres conocer más sobre algún servicio, nos encantaría saber de ti.