Si has estado a cargo de la gestión de proyectos en tu empresa, sabrás entonces que más que manejar las actividades diarias de un proyecto, es igual de importante detenerse a evaluar a qué dirección nuestro proyecto está siendo llevado, y a su vez ver si realmente estamos haciéndolo de la mejor manera.
Si percibes que el área de seguimiento y evaluación requiere mayor enfoque y desarrollo, en este artículo hablaremos sobre los conceptos generales y básicos que tienes que tener en cuenta al entrar a la fase de seguimiento y evaluación de proyectos.
¿Qué es el seguimiento de proyectos?
En términos concretos, el seguimiento de proyectos es un proceso que implica monitorear y controlar el progreso de las actividades, recursos y objetivos de tu proyecto a lo largo de su ciclo de vida. Así garantizando que el proyecto avance según lo planeado y para identificar cualquier desviación o problema que pueda surgir en ciertos aspectos, como el alcance de tu proyecto, los costos o también monitorear los indicadores de tu proyecto(KPI.
El seguimiento de proyectos implica tomar en cuenta:
Monitoreo del progreso
Esto implica hacer un seguimiento de las actividades planificadas en el cronograma del proyecto y compararlas con el progreso real. Para esto podemos utilizar distintas herramientas y técnicas, como diagramas de Gantt, tableros Kanban, o softwares de gestión de proyectos.
Control de recursos
Nos referimos al proceso de asegurar los recursos para tu proyecto,como personal, presupuesto, y los materiales. Que su disponibilidad y su utilización sean considerados en el proceso, esto claro implica gestionar el presupuesto y asignar tareas de manera eficiente. Evaluar el control de recursos te puede ayudar a ahorrar costos y esto en cambio puede ayudarte a aumentar la escalabilidad y disponibilidad de tu empresa.
identificación y gestión de riesgos
Durante el seguimiento de tu proyecto, es importante identificar cualquier riesgo potencial que pueda afectar el éxito del proyecto y tomar medidas para mitigarlo. Esto puede implicar ajustes en el plan del proyecto o la implementación de medidas de contingencia.
Comunicación:
El seguimiento del proyecto también implica mantener a todas las partes interesadas informadas sobre el progreso del proyecto, los problemas identificados y cualquier cambio en el plan. Una comunicación clara y regular es fundamental para garantizar que todas las partes estén alineadas y comprometidas con los objetivos del proyecto.
¿Qué es la evaluación de un proyecto?
Por otro lado, podemos decir que la evaluación de un proyecto es el proceso mediante el cual se analiza y se determina la viabilidad, efectividad, eficiencia y repercusiones de un proyecto antes, durante y después de su implementación. Este proceso se lleva a cabo con el fin de tomar decisiones informadas sobre la continuación, modificación o finalización del proyecto.
La evaluación de un proyecto suele implicar los siguientes aspectos:
Viabilidad
Se evalúa si el proyecto es factible desde diferentes perspectivas, como la técnica, económica, social, ambiental y legal. Se examinan aspectos como los recursos necesarios, los costos, los beneficios esperados y los posibles impactos.
Efectividad
Se analiza en qué medida el proyecto ha logrado sus objetivos y metas establecidos. Se comparan los resultados obtenidos con los resultados esperados y se identifican posibles desviaciones.
Eficiencia
Se evalúa cómo se han utilizado los recursos (tiempo, dinero, personal, materiales, etc.) en relación con los resultados alcanzados. Se busca optimizar el uso de los recursos para maximizar los beneficios del proyecto.
Repercusiones
Se analizan los efectos del proyecto en diferentes aspectos, como el medio ambiente, la sociedad, la economía y otras áreas relevantes. Se consideran tanto los impactos positivos como negativos, así como las posibles externalidades.
Sostenibilidad
Se evalúa la capacidad del proyecto para mantener sus beneficios a largo plazo sin causar daños significativos al entorno o a las comunidades afectadas.
Diferencias entre seguimiento y evaluación
El seguimiento y la evaluación son dos procesos relacionados pero distintos en la gestión de proyectos y programas. Aquí hay algunas diferencias clave entre ambos:
Propósito:
Seguimiento: El seguimiento se centra en monitorear el progreso del proyecto en tiempo real. Se enfoca en asegurar que las actividades planificadas se están llevando a cabo según lo programado y en identificar cualquier desviación o problema que pueda surgir durante la ejecución del proyecto.
Evaluación: La evaluación, en cambio, tiene un enfoque retrospectivo y se lleva a cabo para analizar el desempeño y los resultados del proyecto una vez que ha finalizado o alcanzado ciertos hitos significativos. El propósito principal de la evaluación es determinar la eficacia, eficiencia, impacto y sostenibilidad del proyecto.
Momento:
Seguimiento: Se realiza de manera continua a lo largo de la ejecución del proyecto, desde su inicio hasta su finalización. Es un proceso dinámico que se lleva a cabo de forma regular para garantizar que el proyecto se mantenga en el camino correcto.
Evaluación: Por lo general, se lleva a cabo en momentos específicos del ciclo de vida del proyecto, como al finalizar el proyecto o en intervalos establecidos para evaluar el progreso y los resultados alcanzados.
Alcance y enfoque:
Seguimiento: Se enfoca principalmente en aspectos operativos y de implementación, como el progreso de las actividades, el uso de recursos y la gestión de riesgos. Su objetivo principal es identificar y abordar problemas a medida que surgen durante la ejecución del proyecto.
Evaluación: Tiene un alcance más amplio y se centra en aspectos más estratégicos y de impacto del proyecto. Se analizan los resultados obtenidos en comparación con los objetivos y se evalúa el impacto del proyecto en relación con su contexto y sus beneficiarios.
Frecuencia:
Seguimiento: Se realiza de manera regular y continua a lo largo de la ejecución del proyecto, a menudo en intervalos cortos, como semanalmente o mensualmente.
Evaluación: Se lleva a cabo en momentos específicos y puede ocurrir una o varias veces durante el ciclo de vida del proyecto, dependiendo de los requisitos y las necesidades del proyecto.
Papel de seguimiento y evaluación en el ciclo de vida del proyecto
El seguimiento y la evaluación son dos procesos esenciales en el ciclo de vida de un proyecto. El primero se concentra en controlar y ajustar el progreso del proyecto en tiempo real, desde la planificación hasta el cierre, asegurando que se cumplan los objetivos y plazos establecidos. Por otro lado, la evaluación analiza retrospectivamente los resultados y el impacto del proyecto una vez que ha finalizado o alcanzado ciertos hitos significativos. Ambos procesos son complementarios y cruciales para garantizar el éxito y la efectividad del proyecto, proporcionando información para la toma de decisiones informadas y la mejora continua.
Desafíos comunes del seguimiento y evaluación
Claro está, que ninguna organización es la misma, sin embargo en nuestra experiencia hemos detectado ciertas situaciones recurrentes en empresas, las cuales te recomendamos tomar en cuenta, ya que identificarlas a tiempo es posible el abordarlas de una manera mucho más directa. A diferencia de formar parte de más variables que impidan a tu empresa crecer. Los escenarios más comunes que detectamos son los siguientes:
Falta de recursos y organización para el seguimiento y evaluación:
Si la empresa actualmente se encuentra en crecimiento, muchas veces sus recursos, tanto monetarios como de tiempo, se verán distribuidos a la parte operacional de la empresa dejando de lado la parte de planificación. Pero como se ha abordado con anterioridad, el omitir el seguimiento y evaluación de los proyectos no solamente impide escalar a tu empresa, sino de igual forma permite un ambiente en donde prácticas no productivas prevalecen sin un feedback directo que logre erradicarlas.
Resistencia al cambio dentro de la organización
La resistencia al cambio es uno de los desafíos más comunes y significativos en el seguimiento y evaluación de proyectos. Las organizaciones, especialmente aquellas con estructuras y procesos bien establecidos, a menudo enfrentan dificultades cuando se introducen nuevas metodologías de seguimiento y evaluación. Esta resistencia puede manifestarse de diversas formas, desde la falta de cooperación y participación activa de los empleados hasta una abierta oposición a los nuevos sistemas y procesos.
Cómo abordar la incertidumbre y la variabilidad en los proyectos
La incertidumbre y la variabilidad son inherentes a la gestión de proyectos, especialmente en entornos complejos y dinámicos. Estos factores pueden afectar significativamente tanto el seguimiento como la evaluación de proyectos, complicando la planificación y la toma de decisiones. Para abordar la incertidumbre y la variabilidad, es fundamental implementar estrategias proactivas y adaptativas.
Para estos tipos de desafíos, existen distintas soluciones, una que nosotros recomendamos es tomar en cuenta los marcos de trabajo ágiles, como Scrum, Kanban, SAFe, los cuales pueden ayudar a las empresas a enfocar y reestructurar sus esfuerzos organizacionales para mayor rentabilidad y retorno de los esfuerzos realizados.
Recomendaciones y mejores prácticas para el seguimiento :
Establecimiento de métricas claras y alcanzables
El establecimiento de métricas claras y alcanzables es fundamental para el éxito del seguimiento y evaluación de proyectos. Algunas mejores prácticas incluyen:
- Definir objetivos SMART:Las métricas deben ser específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo de tiempo definido. Esto garantiza que sean claras y proporciona una guía clara para medir el progreso del proyecto.
- Seleccionar indicadores clave de rendimiento (KPIs) relevantes: Identificar los KPIs más relevantes para medir el éxito del proyecto en relación con sus objetivos y metas.
- Revisar y ajustar periódicamente las métricas: Las métricas pueden necesitar ajustes a lo largo del proyecto para reflejar cambios en las circunstancias o en los objetivos. Es importante revisarlas periódicamente y adaptarlas según sea necesario.
Comunicación efectiva dentro del equipo del proyecto
Una comunicación efectiva dentro del equipo del proyecto es esencial para mantener la cohesión y la eficiencia. Algunas mejores prácticas incluyen:
- Establecer canales de comunicación claros: Definir qué canales se utilizarán para la comunicación, ya sea correo electrónico, reuniones regulares, herramientas de colaboración en línea, etc.
- Fomentar la transparencia: Promover un ambiente de trabajo donde se fomente la apertura y la honestidad, donde los miembros del equipo se sientan cómodos compartiendo información y expresando sus ideas y preocupaciones.
- Clarificar roles y responsabilidades: Garantizar que cada miembro del equipo comprenda claramente su rol y responsabilidades en el proyecto, lo que facilita una distribución eficiente del trabajo y evita malentendidos.
- Escuchar activamente: Fomentar una cultura de escucha activa dentro del equipo, donde se valore la opinión de cada miembro y se promueva un diálogo constructivo.
Aprendizaje continuo y mejora basada en resultados de seguimiento y evaluación
El aprendizaje continuo y la mejora basada en resultados de seguimiento y evaluación son clave para el éxito a largo plazo de los proyectos. Algunas mejores prácticas incluyen:
- Realizar revisiones regulares: Programar revisiones periódicas del progreso del proyecto y los resultados obtenidos hasta el momento, identificando áreas de mejora y oportunidades de aprendizaje.
- Fomentar una cultura de retroalimentación: Incentivar la retroalimentación abierta y constructiva entre los miembros del equipo, así como de las partes interesadas externas, para identificar áreas de mejora y buenas prácticas.
- Documentar lecciones aprendidas: Registrar y documentar las lecciones aprendidas a lo largo del proyecto, tanto los éxitos como los desafíos enfrentados, para facilitar el aprendizaje y la mejora en proyectos futuros.
- Implementar acciones correctivas y preventivas: Utilizar los resultados de seguimiento y evaluación para identificar acciones correctivas y preventivas necesarias, asegurando que se aborden de manera oportuna para optimizar el desempeño del proyecto.
Da seguimiento y evalúa el crecimiento de tu empresa
La gestión efectiva de proyectos no se limita a la ejecución de tareas diarias; es igualmente importante detenerse y evaluar la dirección y eficacia del proyecto en curso. Nuestro artículo destaca la importancia del seguimiento y la evaluación en este proceso, ofreciendo una visión general de los conceptos clave y las mejores prácticas para abordar estos aspectos críticos.
En Capability Boosters, estamos comprometidos a ayudar a las empresas a optimizar sus procesos de seguimiento y evaluación, identificar áreas de mejora e implementar soluciones efectivas para lograr el éxito de sus nuevos proyectos.
