El método Kanban nos plantea la implementación 6 prácticas muy sencillas pero muy poderosas. La más fácil de implementar y por la que todos los equipos comienzan es la Visualización a través del tablero Kanban.
Con el simple hecho de implementar esta práctica empezamos a obtener beneficios como: tener a simple vista un entendimiento de la carga que trae el equipo, los estados en los que se encuentra cada tarea, así como los cuellos de botella que se están presentando.
La importancia de la visualización en Kanban
Sin embargo, para obtener beneficios como la mejora en los tiempos de ciclo de los diferentes tipos de trabajo que realizamos, es clave que se implemente la práctica de Limitar el Trabajo en Progreso (Los famosos WIP Limits). En realidad, quienes lo han intentado dirán que es más fácil decirlo que hacerlo, pocos equipos son capaces de conseguirlo, ¿y por qué es eso?
Vivimos en un mundo multitarea, donde el hecho de hacer muchas cosas a la vez es parte de nuestro día a día, tanto en el ámbito personal como en el laboral. Adicionalmente traemos muy arraigada la cultura de tener a las personas super ocupadas, donde pensamos que mientras más trabajo le demos a una persona, será más productiva.
El reto de limitar el trabajo en progreso (WIP Limits)
Ante estas situaciones debemos de recordar, el hecho de estar trabajando en muchas cosas a la vez no siempre es la forma más efectiva de trabajar, simplemente el hecho de cambiarnos de contexto entre tareas implica un desperdicio de tiempo ya que debemos recordar en qué estábamos antes de cambiarnos de tarea y nuevamente al regresar a la que dejamos por un tiempo.
Establecer WIP Limits en ciertos estados de nuestro flujo de trabajo implica que los miembros del equipo se enfoquen para lograr terminar el trabajo que ya empezaron, en lugar de seguir agarrando más trabajo y comenzarlo. “DEJAR DE EMPEZAR PARA EMPEZAR A TERMINAR”.
Cómo establecer límites WIP en tu equipo
No existe una fórmula establecida para definir los límites de WIP en los equipos, como todo en agilidad debemos ir experimentando y ver qué funciona mejor para nuestro equipo, un límite muy pequeño puede hacer que tengamos tiempos en que ciertos miembros de nuestro equipo no tengan trabajo que hacer ya que están esperando que otros terminen, un límite muy amplio puede caer en que las personas pierdan el foco de centrarse en terminar lo que tienen y tengan muchas cosas en progreso, hay que buscar un equilibrio.
Por qué establecer límites WIP es clave
En conclusión, disponer de límites en el WIP es difícil, debemos ser conscientes de que cada vez que aceptamos una nueva tarea sin finalizar la anterior se está afectando nuestra capacidad de ser predecibles, nuestro foco y nuestra moral porque finalizaremos menos trabajo.
Parece ilógico que limitando la cantidad de tareas en progreso de una persona la hará más productiva, pero recordemos que cuando arrancamos trabajo, nuestra cabeza necesita que sea resuelto y nos afecta. Por eso, tener límites WIP nos ayuda a ser mucho más productivos y, sobre todo, predecibles.
Y tú, ¿has intentado establecer WIP Limits? ¿Cuál ha sido tu experiencia?
