Si eres un gestor de productos o proyectos, es probable que te hayas encontrado lidiando con el “scope creep” en más de una ocasión. Es muy común presentar este problema cuando no existe algún marco de trabajo definido o los objetivos del proyecto no son correctamente determinados.
En este artículo vamos a definir qué es un “scope creep”, por qué sucede y cómo podemos afrontarlo, esto tomado en cuenta desde nuestra experiencia implementando marcos ágiles de trabajo en distintas industrias a través de los años.
¿Qué es el scope creep?
El “scope creep”, también conocido como “crecimiento del alcance” o “desviación de alcance”, es un fenómeno en el que los requisitos de un proyecto comienzan a expandirse gradualmente más allá de los límites originales establecidos. El problema más común es la programación de funcionalidades y características que no estaban inicialmente contempladas y generalmente no son relevantes.
¿Por qué sucede el scope creep?
El “scope creep”, o ampliación del alcance, ocurre por varias razones, algunas de las cuales incluyen:
Cambios en los requisitos del cliente:
Los clientes pueden cambiar sus requerimientos a medida que el proyecto avanza, lo que puede resultar en la inclusión de nuevas características o funcionalidades no contempladas inicialmente.
Falta de definición clara del alcance:
Si el alcance del proyecto no está claramente definido desde el principio, es más probable que se produzcan cambios y adiciones a medida que se descubren nuevas necesidades o se clarifican los objetivos.
Presiones del mercado o competencia:
Los cambios en el mercado o la presión competitiva pueden llevar a la necesidad de añadir características adicionales para mantener la relevancia del producto o servicio.
Falta de comunicación efectiva:
Una comunicación deficiente entre los stakeholders del proyecto puede dar lugar a malentendidos sobre los requisitos y expectativas, lo que a su vez puede provocar cambios no planificados en el alcance.
Evolución natural del proyecto:
A medida que un proyecto avanza, es posible que surjan nuevas ideas o enfoques que parezcan mejorar el producto final, lo que puede llevar a la tentación de ampliar el alcance del proyecto.
¿Cómo puede afectar este problema a tus proyectos?
Las repercusiones del scope creep pueden ser significativas. Aumenta los costos, ya que cada nueva funcionalidad añadida implica más tiempo y recursos para su implementación. Retrasa los plazos de entrega, ya que el equipo se ve obligado a trabajar en elementos que no estaban originalmente contemplados en el cronograma. Compromete la calidad del producto final, ya que la atención se dispersa en múltiples direcciones, en lugar de concentrarse en las características principales.
Ejemplo de Scope Creep
Imagina que estás liderando un proyecto de desarrollo de software para una aplicación de gestión empresarial. Al principio, el alcance del proyecto está claramente definido: se incluirán funciones básicas como gestión de clientes, inventario y ventas. Sin embargo, durante una reunión con el cliente, surgen nuevas ideas emocionantes: integración con redes sociales, análisis predictivo, entre otras.
Aunque estas funcionalidades no estaban en el plan inicial, decides incorporarlas para satisfacer las expectativas del cliente. Lo que parecía ser una pequeña adición, se convierte en un desafío monumental. El equipo se ve abrumado, los plazos se extienden y el presupuesto se desborda. En última instancia, el producto final no cumple con las expectativas y la satisfacción del cliente se ve comprometida. Este escenario puede ser controlado en caso un caso aislado, sin embargo si tu empresa maneja distintos proyectos a la vez, salir de estas situaciones puede ser fatal para tu compañía.
¿Por qué es importante definir el alcance de tu proyecto?
Definir el alcance significa establecer claramente qué se va a hacer y qué no se va a hacer en cada iteración del proyecto. Esto ayuda a mantener el enfoque en los objetivos específicos y limita la posibilidad de que se agreguen nuevas funcionalidades fuera del alcance planificado.
De igual forma, en el momento que nuevas funciones sean planeadas existe un entorno y enfoque mucho más intencional que ser agendadas en medio de un proceso ya establecido. Es importante que un gerente de proyectos tenga la capacidad de detectar cuando una nueva función es relevante en el contexto actual
¿Cómo evitar el scope creep en tus proyectos?
Priorización constante de funciones clave
Como hemos mencionado con anterioridad, es fundamental priorizar las funcionalidades más importantes y limitarse a implementar solo aquellas que agreguen el mayor valor al cliente en cada iteración. Esto implica mantener un diálogo constante con el cliente y el equipo para identificar y enfocarse en las características clave que impulsarán el éxito del proyecto.
Iteraciones cortas
Dividir el proyecto en iteraciones cortas y regulares con entregas incrementales es una práctica fundamental en la metodología ágil. Estas iteraciones, conocidas como “sprints” en Scrum, permiten una mayor flexibilidad y adaptación a medida que se descubren nuevos requisitos o se realizan cambios en las prioridades.
Gestión del producto efectiva
Contar con un propietario de producto (product owner) dedicado que pueda tomar decisiones claras sobre qué funcionalidades se deben incluir en el producto y cuáles se deben posponer o eliminar es fundamental para mantener el enfoque y la coherencia en el proyecto. Este propietario actúa como el guardián del alcance del proyecto, asegurándose de que se cumplan los objetivos establecidos y que se entregue un producto de alta calidad.
Control de cambios
Implementar un proceso formal para gestionar los cambios en los requisitos es imprescindible para evitar que el scope creep se salga de control. Esto implica establecer un sistema de revisión y aprobación para cualquier cambio propuesto, evaluando su impacto en el cronograma y el presupuesto del proyecto antes de su implementación.
El scope creep es más común de lo que crees
El scope creep es un desafío real que enfrentan muchos gestores de proyectos. Pero no estás solo en esta batalla. En Capability Boosters estamos aquí para ayudarte a eliminar los procesos que limitan la productividad de tu empresa. Contáctanos y descubre cómo podemos impulsar tus proyectos a otro nivel.
