Hablemos de TOC…
Y no de Trastorno Obsesivo Compulsivo… sino de Teoría de Restricciones, TOC (por sus siglas en inglés: Theory of Constraints) y por qué hay que obsesionarse con este tema!
La teoría de restricciones nos propone 5 pasos para mejorar la velocidad de la entrega de valor por parte de los equipos atacando “Cuellos de botella” o restricciones.
Pero primero revisemos ¿qué son los cuellos de botella? Son los pasos en nuestro sistema o proceso donde se atora el flujo de trabajo causando retrasos. Aquí les invito a ver un video muy divertido que ejemplifica claramente un cuello de botella…
Para resolver estas situaciones que se dan naturalmente, ya que SIEMPRE hay un paso del proceso más débil (quizás no tan evidente como en el video de I Love Lucy ☺), podemos emplear la Teoría de las Restricciones de forma sistemática para resolverlos:
IDENTIFICAR la restricción del sistema
Las restricciones pueden darse por recursos limitados, políticas inadecuadas u otros factores limitantes. ¡En el video vemos claramente cómo Lucy y Ethel no pueden envolver los caramelos a la velocidad esperada! El paso de envoltura de caramelos es la restricción.
Para poder identificar los cuellos de botella es muy importante tener VISIBILIDAD sobre el sistema, por eso el uso de tableros Kanban es muy recomendable.
EXPLOTAR la restricción
No vamos a poder entregar caramelos más rápido que los que Lucy y Ethel puedan envolver, es por eso que debemos tratar de que lo hagan de la forma mas eficiente posible. Esto es: explotar la restricción. Y no, no significa hacerla volar por los aires, sino sacar lo máximo de este paso, que es el que nos determina la velocidad de entrega del valor.
Puede servirnos hacer análisis de causa raíz cuando las soluciones no son evidentes. En nuestro ejemplo podríamos capacitar mejor a Lucy y Ethel, hacer que cada caramelo ya viniera sobre un envoltorio para que ellas sólo tuvieran que cerrarlo, o que Lucy ponga el envoltorio y Ethel envuelva… y seguro muchas ideas más…
SUBORDINAR todo el resto a la restricción
Si aun así sigue siendo el paso de envoltura de caramelos la restricción debemos evitar pasarles más caramelos de los que puedan envolver. Si lo hacemos solo estresamos el sistema afectando la calidad y generamos desperdicio, como todos los caramelos que Lucy y Ethel tratan de comer o esconder.
ELEVAR la restricción
Una vez que agotamos la capacidad del sistema empleando los 3 pasos anteriores Y NO ANTES, podemos empezar a ampliar la capacidad invirtiendo en personas adicionales, herramientas, etc.
La implementación adecuada de los primeros 3 pasos generalmente expone un mínimo del 30 % de la capacidad oculta en los primeros meses. Esta capacidad está disponible de forma gratuita, sin ninguna inversión.
REPETIR
Frecuentemente elevando una restricción, ocasionamos otra en algún otro paso el sistema, y cuando esto ocurre debemos volver a empezar.
Una situación que nos encontramos frecuentemente en las empresas que apoyamos es que las actividades de prueba representan un cuello de botella para los equipos ágiles afectando su velocidad de entrega. Una vez que lo identificamos (paso 1), deberíamos tratar de explotar al máximo su potencial, ver cómo se hacen las pruebas, qué demora esta actividad. Para explotar (paso 2) puede servirnos asegurar que lo que llegue a pruebas tenga la menor cantidad de defectos posibles, técnicas como revisión por pares, programación por pares, suelen apoyar. Para subordinar (paso 3) nos sirven los límites WIP y para elevar (paso 4) podemos considerar que los desarrolladores con capacidad disponible, que se harán evidentes cuando apliquemos los límites WIP, apoyen cuando sea necesario a los testers, quizás no en el diseño de los casos de prueba, pero si en su ejecución.
Estos pasos hacen que tengamos un enfoque sistémico de mejora y que ataquemos lo que más impacto tenga sobre el valor entregado al cliente, así que, como decíamos al principio, este TOC si vale la pena!
